Amit egy külsős pénzügyes valójában csinál

Ez a szolgáltatás gerince, és a legtöbb együttműködés ezzel indul. Minden hónapban összeszedem a számokat abból, ami már megvan — pénztárgép- vagy POS-adat, számlák, bérlista, könyvelői anyag —, egységes formába rendezem, és készítek belőle két dolgot. Az egyik egy riport, amiben tételesen ott van a bevétel, a költségek és az eredmény, összehasonlítva az előző hónappal és az egy évvel korábbi ugyanezzel a hónappal. A másik egy egyoldalas összefoglaló, ami magyarul, szakszavak nélkül elmondja, mi történt, mi változott, és mire érdemes figyelni. Ezt utána átbeszéljük — a riportot elolvasni könnyű, de a kérdések általában a beszélgetésben jönnek elő.

A készlet nem árukészlet, hanem pénz, ami polcon áll. A legtöbb helyen a leltár vagy egyáltalán nem készül el, vagy elkészül, de utána nem történik vele semmi — pedig pontosan innen derül ki, hogy mennyi pénz van benne az üzletben feleslegesen, és melyik tételből rendelünk hónapok óta többet, mint amennyi elfogy. Kialakítok egy leltárrendet, ami reálisan elvégezhető egy műszakzárás mellett, majd hónapról hónapra követjük, hogyan változik a készlet értéke, mi forog gyorsan, és mi az, ami áll. Ebből konkrét rendelési döntések lesznek: miből mennyit, milyen gyakran.

Ez az a terület, ahol a legtöbb helyen egyáltalán nincs adat, és éppen ezért itt a legnagyobb a különbség aközött, amit a tulajdonos érez, és ami valójában történik. Nem bonyolult rendszer kell hozzá: egy jól kitalált, napi néhány perces rögzítés a konyhában és a bárban, amit a csapat el is végez. Ebből aztán összevethető, hogy mennyi alapanyagnak kellett volna elfogynia az eladások alapján, és mennyi fogyott el valójában. A különbség mögött mindig van magyarázat — romlás, túladagolás, rossz tárolás, elszámolás nélküli fogyasztás, hibás rendelési mennyiség —, és amint látszik, hogy melyik mennyibe kerül, kiderül, mivel érdemes először foglalkozni.

Egy étlapon vagy egy termékkörben szinte mindig van néhány tétel, ami sokat fogy, de alig hagy hasznot — és néhány, amiről senki nem gondolta volna, hogy ez tartja el az üzletet. Tételesen végigszámolom, mennyi az alapanyagköltség, és mennyi marad utána az eladási árból: ez az árrés, vagy más néven fedezet, amiből a bér, a bérleti díj, az energia és végül a haszon jön ki. Amikor ez tételenként látszik, egy csomó döntés egyszerű lesz: mit érdemes az étlapon előrébb tenni, min kell árat emelni, mit kell újragondolni vagy kivenni. Az áremelés hatását is előre végigszámoljuk, hogy ne utólag derüljön ki, mit hozott.

A bér a legnagyobb költségtétel a legtöbb vendéglátó helyen, mégis ritkán van kimondva, hogy az árbevétel hány százalékát viszi el, és hogy ez az arány hogyan mozog hónapról hónapra. Ezt kiszámolom és követjük — nem azért, hogy elbocsátásokról legyen szó, hanem mert ebből látszik, hol van tényleg szükség több emberre, és hol megy el pénz olyan műszakokra, amikor alig van vendég. Összevetjük a beosztást a forgalom napszakos és heti alakulásával, és felépítünk egy szezonális létszámtervet, ami előre számol a csúcshónapokkal és a holt idénnyel is. A be- és kilépések, a betanítás és a túlóra költségét is beszámolom, mert ezek együtt sokszor többet tesznek ki, mint amennyire tippelni szoktak.

A legtöbb kkv-nál nem a nyereséggel van a gond, hanem az időzítéssel: az adó, a bérleti díj, a nagyobb beszerzés vagy egy felújítás akkor esedékes, amikor éppen nincs bevétel. Készítek egy éves tervet havi lebontásban, és egy egyszerű, folyamatosan frissülő előrejelzést arról, mennyi pénz jön be és mennyi megy ki a következő hónapokban — ez az, amit szakszóval cash flow-nak hívnak, de a gyakorlatban egyszerűen annyi, hogy előre lehet látni a szűk heteket. A nagy kiadásokat így időben lehet ütemezni, nem pedig hitelből megoldani. Havonta összevetjük a tervet a valósággal, és ahol elcsúszik, megbeszéljük, miért.

Minden mérés csak annyira jó, amennyire megbízhatóan bekerülnek az adatok, és ez nem szoftverkérdés, hanem munkaszervezési. Végigmegyünk azon, ki mit rögzít, mikor és milyen formában, aztán ezt leírjuk röviden, érthetően, hogy ne fejben legyen. Rendbe tesszük a műszakzárást, az áruátvételt, a leltárt és a rendelést, kijelöljük, kinek mi a felelőssége, és hogy ki helyettesíti, ha valaki szabadságon van. A meglévő rendszereket — pénztárgép vagy POS, számlázó, könyvelői anyag — nem cseréljük le, hanem összefűzzük, hogy egy helyen álljon össze a kép. A cél az, hogy egy hónap múlva ne szakadjon meg a rend, ha éppen egy másik ember van a pult mögött.